イベント会社の使い方


イベントは一見誰にでも出来てしまいそうな感じがするのですが実際には多くの煩雑な作業や調整業務、大きなリスクも存在します。その作業は煩雑で段取りも調整も大変です。「餅は餅屋に」という言葉通りイベント会社はノウハウや実績を多く持っていますし、失敗経験も多く持っています。イベント会社を上手に利用して安全、効率的にイベントを進めましょう。

イベント会社の仕事

イベント会社はお客様が開催するイベント作りをお客様に代わって作ります。イベントは「時間」×「やる事」の組み合わせで成り立っています。イベントが実行されるまでの準備期間がイベント会社の見せ所ですので、実績やノウハウを使って積極的に組み立ててくれます。イベント会社には

□企画内容(どこで何をやるのか)
□準備スケジュール(何をいつやるのか)
□役割分担(誰がやるのか)
□見積(いくらかかるのか)

を示してもらい、主催者の意見を取り入れながら抜けもれなく進めて行きましょう。

基本情報

イベント会社にイベントを相談する際に基本情報をあらかじめ作って渡すとスムーズに事が運びます。内容は決して難しいものではなく5W1Hという基本情報をはじめます。

□名 称: 例)株式会社**** 創立50周年記念式典およびパーティー
□期 日: 平成**年*月 頃
□場 所: 未定(提案に含む)
□参加者: 従業員 800名
□目 的: 従業員への感謝の意を示し、未来のあるべき姿を共有する
□開催の背景: 会社が大切にしてきた企業理念は残しつつ時代に合った新しいスローガンを・・・
□予 算: ****万円(税別)

これらの基本情報があるとイベント会社の担当者からイベント実績の紹介や質問で話が具体化させていくことが出来ます。

アウトソーシングのメリット

企業イベント、周年記念イベントなどの社内イベントをつくる際には、普段の業務を行いながらイベントを作っていくことになります。場所のリサーチや確保、多くの専門業者の中からパートナーを選び、コンタクトをとって打ち合わせ、交渉、各業者のスケジュール調整、広報、安全対策など、業務は煩雑で、多くの調整が必要になってきます。
多くのイベントを経験してきたイベント会社は、様々なノウハウを持ち、専門業者とのネットワークがあります。各業者やイベントと関わる方々とも打ち合わせをし、行き違いなく、スムーズに進行しイベントが成功するよう進めることが出来ます。

□イベント会社のノウハウを利用する
□様々な事例を参考に比較検討する
□アイデアを具体化する
□スケジュール管理を任せる
□書類作りなど煩雑な作業を任せる
□企画の本質的な部分にこだわる

「餅は餅屋に」。イベント会社はイベントの専門会社です。多くのノウハウ、ネットワークの他にも「失敗の経験」も活用し安全、効率的にイベントを成功させましょう。
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