セミナー事例
河合塾×リアセック様


チラシ学校法人河合塾様 、株式会社リアセック 様は大学・短大の経営層向けに東京国際フォーラムにおいて、「学生の多面的評価を考える」と題したセミナーを開催。お客様に有益な情報提供をするほか、セミナー後のパーティーで様々なネットワーク作りも行いました。当日運営スタッフには各社の社員の方を活用して大切なお客様の接遇を行いイベントを成功に導きました。ご担当者様に社員の使い方、進め方のコツをお伺いしました。

社員を活用するメリット

通常私たちは普段から自社イベントで社員を多く活用する機会がありますので基本的なノウハウはある方だと思います。社員を活用するメリットは普段仕事で使っている共通言語、価値観、勘所などマニュアル化されない価値観が共有されていますので現場で起きる不測の事態に対しても判断が早く対応できるメリットがあると思います。そしてイベントのノウハウが社内に蓄積していきますので教育的な観点からも大きなメリットが生まれます。

任せてみる、やらせてみる

イベント担当者は多くの業務を担当することになります。イベントの企画から始まり、ターゲットの設定、PR、集客、イベント当日の段取りなど様々な業務を行うことになりますので全部を任せるのはとても勇気のいることですが、思い切って任せるのが大切だと思います。担当者はイベントを通じて大きな成長をしますし、想像以上の働きをして私たちを驚かせることもあります。業務も多岐にわたり、様々な人との調整が必要なイベントでは、失敗は学びに、成功は自信にして社員の成長につなげていく機会だと考えています。

プロの力を借りる

特に今回のような規模のイベントでは社内ですべてを賄うことが出来ませんでしたので外部パートナーの活用をしました。自分たちのノウハウと外部のイベント会社のノウハウを比較することはとても刺激になりました。特に私たちは当日の内容を左右する講師との打合せ、招待するお客様の集客に多くの時間を割く必要がありましたので当日の実務周りの設計やイベント会場になる東京国際フォーラムとの打ち合わせはイベント会社にアウトソーシングして進めていきました。実務を専門家にアウトソーシングしたので私たちは肚をくくってセミナーの成功に向けて本来の仕事に取り組むことが出来ました。大きなイベントを成功させるには、プロの力を借りるのが有効であると改めて感じました。

≪イベント会社が提供したツール≫
①実施計画書
・・・イベントの概要、手順、手配物などの仕様が分かるもの。社内外の関係者に情報共有、指示出
しをする要になります。
②ポスト表
・・・誰がいつ、何をするのかを計画したスケジュール表。全体の役割を俯瞰して業務に抜け、モレが無い事を確認し実務を行う担当の一日の動きを明確にします。
③進行台本
・・・進行を具体的に示し、司会者のセリフ、どのタイミングで何が行われるか、関係者はどのように動くのかが書かれたシナリオ。

イベントの振り返り

今回のイベント終了後に感じたのは

「お客様にささるイベントのタイトルの付け方が難しかった」
「お客様が会場につくまでの導線の配慮」
「各プログラムの時間の配分が難しかった」
「会場を変えたのでいつものイベントではなく特別感を出すことが出来た」
「お客様と改めて関係性を作る機会になった」
「パーティーではお客様同士のネットワークを広げることができた」

POINT1: イベントを教育的な機会ととらえる。
POINT2: 任せてみる、やらせてみる。
POINT3: イベント専門会社を使って効率的に進める。
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