イベント企画を立ち上げ、やり終えるまでには、たくさんの時間と予算、人材を使います。そのイベント企画が成功すればその苦労は報われます。成功するイベントには事前のやるべきことがある程度決まっていますのでご紹介します。

イベント概要

イベントを最初に考えるための概要をつくります。「なに（目的）」「いつ（開催日）」「どこ（会場）」「だれ（参加者）」「なぜ（実施背景）」「どうする（内容案）」の５W１Hの基本に沿ってまずはイベントの概要を書いてみます。特に「なぜ（実施背景）」は重要ですのでイベント開催に至る経緯を振り返り実施に至る背景を明確にしておくことが必要です。

□イベント概要５Ｗ１Ｈを明確にする

テーマ・コンセプト

何を目的としたイベントなのかを決めることで、イベント名（テーマ）が決まってきます。イベント名はそれを見ればどんなイベントなのかが誰にでも分かるように設定する必要があります。このテーマが参加者、関係者の目に触れることになりますのでわかりやすく、何をするイベントなのか理解できるイベント名であることが必要です。コンセプトについてはイベントの原点です。イベントを進めていく上で多くの問題や課題に直面し、計画を変更したり再検討するときにコンセプトに戻って判断する事ができるイベントのよりどころになる考えとなります。

□テーマはイベントの体を表し、コンセプトはイベントの考え方の原点

事前告知

イベントを開催で告知はとても重要です。どんなに良いイベントでも、集まる人に意図が伝わっていなければイベントの効果は期待できません。事前にイベントの内容を伝えることで多くの人を事前に巻き込むことが可能になります。イベント当日だけでなくイベントの事前の期間も活用して参加者、関係者とコミュニケーションが出来るように企画しましょう。

□イベントは当日だけでなく事前のコミュニケーションが重要

当日までのスケジュール例